Hướng dẫn sử dụng phần mềm nhập phát cho khách hàng lớn

Hướng dẫn sử dụng phần mềm nhập phát cho khách hàng lớn

Đăng nhập sử dụng chương trình
Mô tả các chức năng

Chức năng Danh mục

Chức năng đóng chuyến thư

Chức năng xác nhận chuyến thư đến

Chức năng phát bưu phẩm

Chức năng chuyển tiếp

Báo cáo số liệu

Lưu ý khi chuyển số liệu ra Excel

Thông tin hỗ trợ

------------------------------------------------

1. Đăng nhập sử dụng chương trình

Về đầu trang

Tại dòng địa chỉ trình duyệt web (IE hoặc Fire Fox), nhập dòng địa chỉ truy cập trang web:

http://buudienhanoi.com.vn/phathang/

- Đối với các đơn vị trực thuộc Bưu điện HN có thể sư dụng phần mềm thông qua mạng nội bộ hoặc Internet qua địa chỉ

http://buudienhanoi.com.vn/phathang/

hoặc địa chỉ:

http://10.10.200.132/phathang/

- Mối đơn vị được cung cấp 01 username ban đầu, username ban đầu được cấp trùng với mã số đơn vị. Ví dụ: Bưu điện Hải Phòng: 180000.

- Mật khẩu ban đầu được cung cấp là rỗng. Để đảm bảo an toàn số liệu, đề nghị các đơn vị tự đổi mật khẩu

- Rounded Rectangular Callout: Click và đây để đăng nhập vào chương trình

- Tại trang đăng nhập, người sử dụng có thể tra cứu username đã cung cấp, như hình vẽ

Rounded Rectangular Callout: Tra cứu thông tin những user đang tồn tại của hệ thống

- Trong trang “đăng nhập”, có nút đổi mật khẩu

- Sau khi đăng nhập, người sử dụng có thể sử dụng các chức năng thông qua menu ngang của trang web

- Tại trang chủ cho ta xem, kết xuất báo cáo về tình hình thực hiện các chuyến thư. Có thể lọc danh sách chuyến thư đóng từ BĐHN về các tỉnh, hoặc các chuyến thư đóng đến các BĐ trung tâm hoặc BĐ huyện, bằng cách chọn nút “Về BĐ tỉnh” hoặc “Về BĐ TT/huyện”

2. Mô tả chức năng

Về đầu trang

Với mỗi chuyến hàng BĐHN nhận và chuyển cho các đơn vị BĐ tỉnh phát thì có 4 chức năng chính

- Chức năng “Danh Mục”, thực hiện ở tất cả các đơn vị dùng để quản trị các tham số của chương trình, hoặc lập các báo cáo. Chức năng sử dụng khi khai báo danh mục đơn vị trực thuộc và bưu cục, chỉ cập nhật 1 lần hoặc cập nhật khi có thay đổi

- Chức năng “Đóng chuyến thư”, thực hiện tại BĐHN: dùng để gửi số liệu cho các BĐ tỉnh

- Chức năng “Xác nhận CT đến”, dùng tại các BĐ tỉnh+BĐHN: dùng để xác nhận số liệu so với sản phẩm nhận được. Việc xác nhận đến giúp cho việc đối soát sản lượng giữa BĐHN và các BĐ tỉnh thành đối với từng chuyến thư.

- Chức năng “Phát BP”, dùng tại các BĐ tỉnh+BĐHN: dùng để cập nhật số liệu chi tiết từng chuyến thư. Trong đó các bưu phẩm chuyển hoàn phải được cập nhật chi tiết để lập danh sách các BP chuyển hoàn.

3. Chức năng “Danh mục”

Về đầu trang

3.1 Chức năng “Danh mục hệ thống”

- Sử dụng tại : tất cả các đơn vị

- Chọn menu “Danh Mục”, chọn trong các menu “Danh mục Bưu điện tỉnh”, “Danh mục đơn vị/huyện”, “Danh mục bưu cục” để khai báo và quản trị các tham số

- “Danh mục Bưu điện tỉnh”:

- Chọn mục “chi tiết” để nhập thông tin của đơn vị

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin như ở trên, chọn cập nhật để hoàn tất.

Lưu ý: các thông tin cập nhật này sẽ được sử dụng trong các biểu mẫu báo cáo

- “Danh mục đơn vị/huyện”

_{+ Chọn nút: toàn
bộ danh sách sẽ cho danh sách các đơn vị đã
bị xóa. Chế độ ngầm định cho ta danh
sách các đơn vị/huyện hiện đang hoạt
động trên mạng}

₊_{Chọn trong “chi tiết” để
sửa các tham số của 1 đơn vị}

_{Lưu
ý: CheckBox quản trị cấp BĐ tỉnh là
định nghĩa cho đơn vị/ huyện có
quyền khai báo danh mục BC của BĐ tỉnh. Sau khi
sửa xong số liệu, Bấm nút Cập nhật
tương ứng để ghi dữ liệu hoặc
hủy bỏ}

_{+ Bấm}_{nút “thêm đơn vị” để
thêm mới 1 đơn vị : tương tự như
chức năng chi tiết đơn vị, các tham số
phải nhập vào từ bàn phím. Sau khi cập nhật thì
tên đơn vị mới được hiển thị
trong danh sách đơn vị/huyện của BĐ tỉnh
tương ứng}

- “Danh mục Bưu cục”

- Tương tự như đối với “danh mục đơn vị/huyện” dùng để cập nhật, khai báo các bưu cục. Lưu ý mỗi bưu cục sẽ trực thuộc 1 đơn vị/ huyện quản lý.

- Mỗi bưu cục có chọn checkbox quản trị: là BC có thể cập nhật cho các BC khác

- Mỗi BC cần xác định là BC nhận (có thể đóng chuyến thư)

- Mỗi BC cần xác định là BC phát (có thể cập nhật thông tin phát)

- Lưu ý: Mỗi BĐ trung tâm/huyện chỉ chọn 01 bưu cục duy nhất có vai trò quản trị, để xác nhận chuyến thư đến cho cả BĐ huyện

3.2 Chức năng “Báo cáo thống kê”

Về đầu trang

- Tổng hợp số liệu:

- Đối soát số liệu SLDT giữa các BĐ tỉnh

Chọn đơn vị BĐ tỉnh cần lập báo cáo và bấm nút “lập báo cáo” để tiến hành lập bảng đối soát sản lượng doanh thu.

Đối với các user có quyền quản trị hệ thống có thể chọn được nhiều đơn vị lập báo cáo. Đối với BĐ tỉnh thì chế độ mặc định là chỉ chọn được BĐ tỉnh của mình để lập báo cáo

Các thông tin của BĐ tỉnh như số tài khoản, ngân hàng, mã số thuế, nếu ko/hoặc ko đúng như thực tế có trong báo cáo thì vào mục “Danh mục”/ “Danh mục BĐ tỉnh” và cập nhật thông tin của BĐ tỉnh.

Để in báo cáo này ra giấy, thiết lập cỡ giấy nằm ngang (landscape)

- Đối soát số liệu SLDT trong nội bộ BĐ tỉnh

Chọn đơn vị/huyện cần lập báo cáo và bấm nút “lập báo cáo” để tiến hành lập bảng đối soát sản lượng doanh thu.

Đối với các user có quyền quản trị của BĐ tỉnh có thể chọn được nhiều đơn vị/huyện lập báo cáo. Đối với BĐ Trung tâm/huyện thì chế độ mặc định là chỉ chọn được BĐ trung tâm/huyện của mình để lập báo cáo

Lưu ý: Các thông tin của BĐ trung tâm/huyện như địa chỉ, số tài khoản, ngân hàng, mã số thuế, nếu ko/hoặc ko đúng như thực tế có trong báo cáo thì vào mục “Danh mục”/ “Danh mục đơn vị/huyện” và cập nhật thông tin của BĐ tỉnh.

Để in báo cáo này ra giấy, thiết lập cỡ giấy nằm ngang (landscape)

Báo cáo này tương tự như báo cáo đối soát giữa các BĐ tỉnh

- Lập bản kê chi tiết các bưu phẩm chuyển hoàn

Để lập danh sách các bưu phẩm chuyển hoàn.

4. Chức năng đóng chuyến thư

Về đầu trang

- Sử dụng tại : BĐHN và các BĐ tỉnh.

- Chọn menu “Đóng CT”

- Các thông tin cần nhập

Với mỗi chuyến thư đóng về BĐ tỉnh, người dùng phải xác định các số liệu cần thiết, bao gồm

+ Ngày/tháng/năm

+ Chọn đơn vị phát trong danh sách (BĐ tỉnh)/ hoặc danh sách đơn vị / huyện phát
+ Số chuyến thư, số túi thư

+ Tổng số bưu phẩm, trọng lượng

- Sau khi điền đủ các thông tin cần thiết, bấm nút “Nhập SL”. Chuyến thư đó sẽ được đưa vào danh sách các chuyến thư đã khai thác và chuyển BĐ tỉnh

- Rounded Rectangular Callout: Bấm vào đây để in chi tiết

- Trong danh sách các chuyến thư, có thể chọn 1 chuyến thư bất kỳ bằng cách bấm chuột vào tên “BĐ Phát”. Thông tin chi tiết của chuyến thư đó sẽ được hiển thị

- Trang thông tin chi tiết của chuyến thư, người sử dụng có thể sửa lại các thông tin đã nhập; xóa số liệu chuyến thư do nhập thừa….Sau khi bấm nut “Cập nhật”, thông tin sẽ được lưu trữ trong hệ thống.

- Sau khi nhập đầy đủ các thông tin chuyển phát BP cho các BĐ tỉnh, có thể in bảng tổng hợp hoặc in bảng kê chi tiết các chuyến thư dùng để đối soát hoặc làm phiếu bàn giao bưu phẩm với các BĐ tỉnh

- Bảng tổng hợp:

- Bảng chi tiết

- Để in bảng chi tiết ra giấy: cho 03 phiếu/1 trang in. Người sử dụng setup trang in với các thông số sau:

+ Cỡ giấy: A4

+ Lề trên, dưới, trái, phải: 0.5 inch

+ Loại bỏ các header, footer trong trang in (đặt giá trị = _Blank)

5. Chức năng “Xác nhận CT đến”

Về đầu trang

- Sử dụng tại : BĐHN và các BĐ tỉnh phát sản phẩm

- Chọn menu “Xác nhận CT đến”

- Trong danh sách chuyến thư đến BĐ tỉnh, mỗi dòng dữ liệu là 1 chuyến thư. Mầu hiển thì trong dòng chuyến thư đó cho biết trạng thái các chuyển thư:

- BĐ tỉnh lựa chọn dòng dữ liệu chuyến thư trong danh sách, bấm vào cột “Xác nhận đến” của chuyến thư đó. Để hiển thị kết quả thông tin chi tiết về chuyến thư cần xác nhận đến

- Trong bảng thông tin chi tiết: BĐ tỉnh so sánh số liệu tổng số BP với số BP nhận được và cập nhật trạng thái để xác nhận đến: Đủ số lượng hoặc ko đủ số lượng.

- Sau khi bấm nút “Cập nhật” số liệu đã được cập nhật trên toàn mạng.

- Lúc đó trên trang chủ dòng số liệu chuyến thư sẽ chuyển trạng thái : theo việc lựa chọn xác nhận chuyến thư đến của BĐ tính:

6. Chức năng “Phát BP”

Về đầu trang

- Sử dụng tại : BĐHN và các BĐ tỉnh phát sản phẩm

- Chọn menu “Phát BP”

- Danh sách các chuyến thư đã xác nhận đến sẽ hiển thị để lựa chọn. lưu ý danh sách này chỉ bao gồm các chuyến thư đã làm thủ tục xác nhận đến

- Với mỗi chuyến thư đến, người sử dụng phải cập nhật thông tin phát cho chuyến thư đó, bằng cách bấm vào nút “chọn” của chuyến thư đó. Thông tin chi tiết sẽ hiển thị ở trang tiếp theo

- Phần thông tin bên trái: cho ta đầy đủ thông tin về số liệu chuyến thư đến. Người sử dụng cập nhật các thông tin về Ngày hoàn thành phát, Ngày chuyển hoàn, Số đã phát, ghi chú. Các thông tin này sau khi nhập đầy đủ (nhập 1 lần) bấm vào nút “Nhập số đã phát” để cập nhật.

- Phần thông tin bên phải: cho phép người sử dụng nhập chi tiết từng BP phải chuyển hoàn:

+ Nhập mã bưu phẩm: đối với sản phẩm ArmWay, mã BP này là mã nhà phân phối

+ Lựa chọn lý do chuyển hoàn trong danh sách

+ Nhập ghi chú: nếu có hoặc nhập lý do chuyển hoàn ko có trong danh sách chọn
+ Bấm nút “Nhập chuyển hoàn” dữ liệu chuyển hoàn sẽ cập nhật và điền vào danh sách các BP được chuyển hoàn.

- Trong danh sách các BPP chuyển hoàn, người sử dụng có thể xóa BP do bọ nhập nhầm bằng cách bấm vào “Xóa” của dòng dữ liệu sai.

- Danh sách BP chuyển hoàn sẽ được tự động tính tổng số BP chuyển hoàn.

- Kết thúc quá trình nhập BP chuyển hòan

- “In báo cáo”, bấm vào nút “In bản kê”

- Đây là báo cáo kết quả phát theo qui định.

7. Chức năng Chuyển tiếp

Về đầu trang

- Sử dụng tại : tất cả các đơn vị

- Chọn menu “Chuyển tiếp”

Sử dụng hoàn toàn giống như chức năng đóng chuyến thư

8. Cấu hình máy trạm để kết xuất báo cáo ra Excel:

Về đầu trang

- Trong các báo cáo có chức năng kết xuất báo cáo ra file Excel. Trong trường hợp máy tính đầu cuối của người sử dụng không thực hiện được chức năng này; cần thiết phải thao tác ở máy tính trạm theo hướng dẫn như sau:

- Vào Internet option trong menu Option

- Chọn Secutity tab và thiết lập như hình vẽ

- Bấm vào Local Intranet; tìm trong mục setting cái nút có tên là: Activex control and PlugIn rồi chọn nút Enable như hình vẽ. Bấm OK hết các cửa số là tốt

9. Thông tin hỗ trợ

Về đầu trang

- Trong quá trình sử dụng, người sử dụng có thể cập nhật ý kiến trao đổi vào mục “Ý kiến” hoặc gửi emil về BĐHN để cùng trao đổi và hoàn thiện thêm hệ thống, nhằm đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.

- BĐHN bố trí các số máy điện thoại hỗ trợ hướng dẫn sử dụng cho các cán bộ tin học qua các số ĐT 04-3 9369 628; 04-3 8257 860

Xin trân trọng cám ơn

Bưu điện TP Hà Nội. 75 Đinh Tiên Hoàng, HK, HN